>

Sirküler 2014/15 Fiziki ve Elektronik Ortamda Tutulması Gereken Defterler ve Tasdik Zamanları

SİRKÜLER              : 2014/15                                                                      İst, 18.12.2014

KONU                      : Fiziki ve Elektronik Ortamda Tutulması Gereken Defterler ve Tasdik Zamanları

 

  1. TUTULACAK DEFTERLER :

Tutulacak defterler, şirket türüne veya mükellefiyet durumuna göre farklılık arz etmekte olup, aşağıda mükelleflerin tutmaları gereken defterlere yer verilmiştir:

A- KURUMLAR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ :

  1. a)  Anonim Şirketler ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerin Tutacakları Defterler:
  • Yevmiye Defteri,
  • Defter-i Kebir,
  • Envanter Defteri,
  • Pay Defteri,
  • Yönetim Kurulu Karar Defteri,
  • Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,
  1. b) Limited Şirketlerin Tutacakları Defterler :
  • Yevmiye Defteri,
  • Defter-i Kebir,
  • Envanter Defteri,
  • Pay Defteri,
  • Müdürler Kurulu Karar Defteri,
  • Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri.
  1. c) Kooperatiflerin Tutacakları Defterler :
  • Yevmiye Defteri,
  • Defter-i Kebir,
  • Envanter Defteri,
  • Pay Defteri,
  • Yönetim Kurulu Karar Defteri,
  • Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,
  1. d) Dernek ve Vakıflara Ait İktisadi İşletmelerin Tutacakları Defterler :
  • Yevmiye Defteri,
  • Defter-i Kebir,
  • Envanter Defteri

B- GELİR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ :

  1. a) Birinci Sınıf Tacirlerin Tutacakları Defterler :
  • Yevmiye Defteri,
  • Defter-i Kebir,
  • Envanter Defteri
  1. b) İşletme Hesabına Göre Tutulacak Defterler :
  • İşletme Defteri
  1. c) Serbest Meslek Erbaplarının Tutacakları Defterler :
  • Serbest Meslek Defteri

C-  Damga Vergisi Defteri İle İlgili Uygulama :

Damga Vergisi Kanunun 22. maddesinin son fıkrasının verdiği yetkiye istinaden Maliye Bakanlığınca, yapılan düzenleme gereği, anonim şirketler Damga Vergisi Defteri tutmak zorundadırlar.

Aşağıda yer alan mükelleflerin sürekli damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmesi ve Damga Vergisi Defteri tutması isteğe bağlıdır:

  • Kurumlar vergisi kanununa tabi diğer mükellefler,
  • Kollektif ve adi komandit şirketler,
  • Bilanço esasına göre defter tutanlar,
  • İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve
  • Serbest meslek erbabı.

2-  FİZİKİ ORTAMDA TUTULAN DEFTERLER  VE  ONAY ZAMANLARI :

Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve sayılan diğer defterlerin onay zamanlarına aşağıda yer verilmiştir:

A-  Açılış Onayları:

  • Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce,
  • Gelecek yıl kullanılacak defterlerin açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminden önceki ayın sonuna kadar,notere yaptırılması gerekir.
  • Aynı defterlerin izleyen faaliyet döneminde de kullanılmak istenmesi hali, VUK’da düzenlenmiş olup, söz konusu düzenlemeye göre, yeterli yaprak varsa hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde yevmiye ve envanter defterleri ara tasdik yaptırılarak kullanılabilecektir.
  • Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.

B- Kapanış Onayları:

Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defteri için kapanış onayı zorunludur,

  • Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (Hesap dönemi takvim yılı olanlar Haziran ayı sonuna kadar),
  • Yönetim kurulu karar defteri ile Müdürler Kurulu Karar Defteri kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (Hesap dönemi takvim yılı olanlar Ocak ayı sonuna kadar)notere yaptırılır.

3- ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN DEFTERLER VE BERAT OLUŞTURMA    ZAMANLARI :

A- Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler :

2015 yılında elektronik defter kapsamına giren mükellefler tarafından,

  • Yevmiye Defteri ve
  • Defter-i Kebir,

elektronik ortamda tutulacaktır.

Elektronik ortamda tutulan,

–  Yevmiye Defteri ile Defter-i Kebir’in açılışlarında,

–  Yevmiye Defterinin kapanışında   noter onayı aranmaz.

2015 yılında elektronik ortamda defter tutması gereken mükelleflerin

  • Yevmiye Defteri ile
  • Defter-i Kebir dışında kalan,

kağıt ortamında tutacakları diğer defterler için noter açılış tasdiki yaptırılması gerektiği hususu gözden kaçırılmamalıdır.

B- Elektronik Ortamda Tutulan Defterlerin Berat İşlemleri  :

Defterlerini elektronik ortamda tutması gereken mükellefler, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamazlar. Bu mükellefler tarafından kâğıt ortamında defter tutulması halinde hiç defter tutulmamış sayılacaktır. E- defter tutma yükümlülüğüne uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanunu’nun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.

Elektronik defter tutacak mükellefler,

  • Aylık dönemler itibarıyla elektronik defter oluşturmak,
  • Bu aylık dönemlerde Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir için ayrı ayrı berat oluşturmak,
  • Bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek, zorundadırlar.

Elektronik defter tutma sürecinde,

  • Hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı,
  • Son ayının beratının alınması ise kapanış onayı olarak kabul edilmektedir.

1 nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinde,

Elektronik Defter Beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı,

Açılış Onayı, hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,

Kapanış Onayı, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını,

ifade eder denilmektedir.

Aylık dönemler itibarıyla oluşturulan elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat alınma ve bunların istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza edilme zorunluluğu vardır.

  1. a) Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar,
  2. b) Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar,

imzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur.

Hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Bu çerçevede oluşturulan elektronik defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

4- TUTULMASI GEREKEN DEFTERLERİN ONAY ZAMANLARINA İLİŞKİN TABLO :

Muhasebe ile İlgili Defterler Açılış Onay Zamanı Gelecek Yıllar Açılış Onayı Zamanı Ara Tasdik Zamanı Kapanış Onay   Zamanı
Yevmiye Defteri (Elektronik Ortamda Tutulacaklar Hariç) Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar Hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde İzleyen faaliyet döneminin ALTINCI ayının sonuna kadar
Defter-i Kebir (Elektronik Ortamda Tutulacaklar Hariç) Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar noter tasdiki Hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde Yok
Envanter Defteri (E-Defter Tutanlar  ve Diğerleri) Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet döneminden önceki ay sonuna kadar Hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde Yok
Damga Vergisi Defteri Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet yılında önceki ay sonuna kadar Yok
Serbest Meslek Kazanç Defteri Faaliyete ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet yılında önceki ay sonuna kadar Takvim yılını dönemini takip eden ilk ayın içinde Yok
İşletme Defteri Faaliyete ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet yılında önceki ay sonuna kadar Takvim yılını takip eden ilk ayın içinde Yok
Elektronik Defterler Açılış Onay Zamanı Gelecek Yıllar Açılış Onayı Ara Tasdik Zamanı Kapanış Onay Zamanı
Elektronik Yevmiye Defteri Faaliyete başlanılan ilk ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı Hesap döneminin ilk ayını takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı Yok Hesap döneminin son ayına ait defterler için, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı
Elektronik  Defter-i Kebir Faaliyete başlanılan ilk ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı Hesap döneminin ilk ayını takip eden üçüncü ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı Yok Hesap döneminin son ayına ait defterler için, kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulacak e-defter beratı
Ticaret Kanunu ile İlgili Defterler Açılış Onay Zamanı Gelecek Yıllar Açılış Onayı Ara Tasdik Zamanı Kapanış Onay Zamanı
Yönetim Kurulu Karar Defteri                    Veya Müdürler Kurulu  Karar Defteri Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Faaliyet döneminden önceki ay sonuna Hesap dönemini takip eden ilk ayın içinde İzleyen faaliyet döneminin BİRİNCİ ayının sonuna kadar
Pay Defteri Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde açılış onayları yaptırılmaksızın kullanılabilecektir Yok Yok
Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde açılış onayları yaptırılmaksızın kullanılabilecektir Yok Yok

5- NOTERLERCE TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİNİN İSTENMESİ :

Bilindiği gibi Türk Ticaret Kanunu’nun “Defter Tutma Yükümlülüğü” başlıklı 64. Maddesinin 3. Fıkrasında; “Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır.” denmektedir.

27.01.2013 tarih ve 28541 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 16. Maddesinin 6. fıkrasında ise “Sicil tasdiknamesi; tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” denmektedir.

2015 yılında tutulması gereken yasal defterlerin açılış onayları yaptırılırken Noterlerce istenen Sicil Tasdiknamelerinde yer alan bilgilerin güncel olması halinde yeniden belge alınmasına gerek bulunmamaktadır.

Ticaret Sicil Tasdiknamelerinin (üzerinde yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmadığı sürece) aslı ile birlikte fotokopisi Notere ibraz edilebilecek ve her yıl yeniden alınması gerekmeyecektir.

 

Saygılarımızla..

 

BİLGİLİ DENETİM VE YMM LTD ŞTİ       

 

Cevapla

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar işaretlenmelidir *

*