Bilgili Denetim Denetim Güven İster
SİRKÜLER : 2013/12
KONU : E-Fatura ve E-Defter Uygulamaları Hakkında Bilinmesi Gerekenler
E-FATURA NEDİR?
Değerli kağıda basılı olan faturanın karşılığı bilgileri içeren, belli bir formatta standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, elektronik bir belgedir.
E-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Elektronik Faturalar e-fatura portalı aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığı ile satıcı kurumdan alıcı kuruma iletilir.
KAPSAMA GİREN MÜKELLEFLER KİMLERDİR?
421 No.lu V.U.K. Tebliği ile aşağıda sayılan mükellef gruplarına elektronik fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir:
04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlarİLE bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. Örnek : BP ve Shell’den yakıt alımları bu kapsamda değerlendirilmiştir.
06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları (alkollü içecekler, tütün mamulleri, kolalı gazozlar) imal, inşa veya ithal edenler İLE bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
58 No.lu V.U.K. Sirkülerinde açıklandığı üzere, Madeni yağ lisansı sahibi ve Ö.T.V. Kanunu’na ekli <III> sayılı listedeki mallara inşa, imal ve ithal edenlerden mal alanlara ilişkin olarak :
Alımı yapılan malın, madeni yağ veya Ö.T.V. Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki mallardan olmasına gerek yoktur. Hizmet harici tüm alımlar (malın türüne, fiyatına, miktarına bakılmaksızın) kapsama girmektedir.
Alım tutarının bir önemi bulunmamaktadır. 1 TL.’lik bir alım yapılması dahi yeterlidir.
Satış hasılatının tespitinde, alınan mallardan yapılan satış hasılatına değil mükellefin tüm faaliyeti sonucunda ulaştığı brüt satış tutarına bakılmaktadır.
E-FATURA UYGULAMASINDAN YARARLANMAK İÇİN NE YAPILMALIDIR?
Elektronik Fatura uygulaması için en geç 01.09.2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı’na doğrudan başvurulması gerekmektedir. Bunun için doldurulması gereken “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” formuna ve gerekli diğer belgelere http://www.efatura.gov.tr/web/guest/basvuru adresinden ulaşılabilmektedir.
Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanacak ve aktive edilecektir.
Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından kullanıcı hesabı aracılığıyla e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemleri gerçekleştirilecektir.
Tüzel kişi mükellefi olmayan ve e-fatura göndermek ve/veya almak isteyen kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Başkanlık tarafından belirlenecektir.
E-Fatura Uygulamasını kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler, düzenledikleri e-Faturaların değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar.
“Mali Mühür” cihazı için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB’e ulaştırılması gerekmektedir.
Sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesapların tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerine getirecektir.
Mali mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler Kamu Sertifikasyon Merkezinin http://mm.kamusm.gov.tr adresinde yer almaktadır.
Bununla birlikte mükellefler, e-fatura gönderme ve alma işlemlerini teknik yeterliliğe sahip, Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da gerçekleştirebilirler. Özel Entegrasyon izni almak isteyen mükellefler e-fatura Uygulamasına başvuru için gerekli belgelerin yanında özel entegrasyon talebini içeren bir dilekçe ve ekinde Özel entegrasyon Bilgi İşlem Raporu (BİS) ile Başkanlığa başvuru yapacaklardır.
Bilgi işlem sistemleri E-fatura uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcılar, e-fatura gönderme ve/veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan arayüzleri kullanarak yapabileceklerdir.
GİB tarafından kurum adına bir Kullanıcı Hesabı oluşturulması gerekmektedir.
E-Fatura gönderecek ve alacak olan mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir.
E-FATURA MUHAFAZA VE İBRAZ YÜKÜMLÜLÜĞÜ
E-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerinde Mali Mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik ve optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturaların muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Elektronik Fatura Saklama Hizmeti verecek mükelleflerin Başkanlığa «Elektronik Fatura Saklama Hizmeti Başvuru Formu ve Taahhütnamesi» ile başvuru yaparak saklama izni almaları zorunludur. Bu amaçla başvuru yapacak mükelleflerin başvuru dilekçesi ekinde Bilgi İşlem Sistem Raporunu (BİS) göndermesi gerekmektedir.
Başkanlıktan saklama hizmeti izni almadan saklama yapılması Başkanlık nezdinde hüküm ifade etmez. Saklama hizmeti veren mükelleflerin listesi ile saklama koşullarına ve saklama hizmeti verecek mükelleflerin uyması gereken kurallara www.efatura.gov.tr internet adresinden ulaşılabilir.
Gerekli görülen durumlarda, elektronik fatura saklama hizmeti verenlerden elektronik fatura bilgilerine ilişkin olarak belirlenecek standartlara uygun üretilecek raporların ibrazı, elektronik fatura saklama hizmeti verenlere ait bilgi işlem sistem ve sistemlerine sürekli erişimin sağlanması suretiyle istenebilir.
E-DEFTER NEDİR?
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür.
HANGİ DEFTERLER E-DEFTER OLABİLİR?
Format ve standartları« www.edefter.gov.tr» internet adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir.
Mevcut durumda «Yevmiye Defteri» ve «Defter-i Kebir» ile ilgili format ve standartlar belirlenmiştir.
Elektronik ortamda defter tutmak için hesap dönemi veya takvim yılı içinde izin alınması halinde :
İzleyen ilk ayda oluşturulacak elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulunulan döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlar elektronik ortamda oluşturulacak,
Elektronik defter tutmaya başlanılan tarih itibariyle eski (kağıt ortamındaki) defterlerin kapanış tasdiki yaptırılacaktır. (1 No.lu Elektronik Defter Tebliği. 3.3.4)
E-Defter uygulamasına geçiş için 2 yöntem mevcuttur :
Elektronik defter yazılımlarının mükellef tarafından geliştirilmesi (Test Sürecine Tabi)
Uyumluluk Onayı almış bir Programın kullanımı
GENEL UYGULAMA NASILDIR?
13.12.2011 tarih 28141 sayılı Resmi Gazete’de 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile «e-defter» uygulaması başlatıldı.
14.12.2012 tarihinde yayımlanan 421 Sıra No.lu V.U.K. Genel Tebliği ile zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin elektronik defter uygulamasına 2014 takvim yılı (Elektronik Defter Yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 01/09/2014 tarihi itibarı ile Elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.) içerisinde geçmeleri zorunludur.
UYGULAMADAN KİMLER YARARLANABİLİR VE MÜKELLEFLERCE NE YAPILMASI GEREKMEKTEDİR?
E-Fatura Uygulamasına geçen her mükellef aynı zamanda E-defter Uygulamasına da geçmek zorundadır.
E-Defter uygulamasını kullanmak isteyen mükellef ise e-fatura uygulamasına geçmiş olmalıdır.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıdaki şartları taşımaları gerekmekttedir.
Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen elektronik sertifikaya sahip olmaları,
Tüzel kişi mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları,
Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
Yukarıdaki şartları taşıyan mükellefler gerekli bilgi ve belgelerle (www.edefter.gov.tr internet adresinden temin edilebilir) Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak başvuruda bulunacaklardır.
E-DEFTER MUHAFAZA VE İBRAZ YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilerek üzere ilgili olduğu beratları(*) ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.
Elektronik Defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kağıt ortamında saklanmayacaktır.
Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, TTK ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik ve optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
(*) E-Defter Beratı : Elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış dosyadır.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil), veri tanabı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterler istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde veya yurtdışında muhafaza işlemi GİB açısından bir hüküm ifade etmez. Muhazafa yükümlülüğü T.C. Sınırları içinde veya T.C. Kanunlarının geçerli olduğu yerde yerine getirilmesi zorunludur.
CEZAYİ MÜEYYİDELER
E-Fatura ve e-deftere ilişkin getirilen zorunluluklara uymayanlara V.U.K.Madde 355’e göre Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır. (1.000 TL)
E-Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükellefler e-fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere fatura düzenleyemezler, kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. (V.U.K. Madde 353/1 Özel Usulsüzlük Cezası – Belge başına 190 TL.’den az olmamak üzere tutarın %10’u. Yıllık bazda üst limit 94.000 TL)
E-Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin e-fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükellefler tarafından gönderilen e-faturaları almaları zorunludur.Bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında V.U.K.’nda fatura almayanlara uygulanan cezai hükümler uygulanır. (V.U.K. Madde 353/1 Özel Usulsüzlük Cezası – Belge başına 190 TL.’den az olmamak üzere tutarın %10’u. Yıllık bazda üst limit 94.000 TL, Ayrıca KDV İndirimlerinin Reddedilmesi ihtimali)
E-defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kağıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükellefler kağıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılırlar. (1.Derece Usulsüzlük Cezası, Re’sen Takdir sebebi, KDV indirimlerinin Reddedilmesi ihtimali)
Bunların haricinde TTK uyarınca;
Defterlerin 65.madde hükümlerine göre tutulmaması halinde 4.000 TL. İdari para cezası (TTK Md.562/1)
Ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut bu Kanuna uygun saklanmaması hallerinde üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezası (TTK Md.562/6) uygulanacaktır.
Saygılarımızla
BİLGİLİ DENETİM YMM LTD ŞTİ