Bilgili Denetim Denetim Güven İster
SİRKÜLER : 2013/13
KONU : 2014 yılında Tutulacak Defterler ve Tasdik Zamanları Hakkında Açıklama
01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun getirmiş olduğu yeniliklerden birisi de ticari defterler konusu ile ilgili hükümleridir. Yıl sonuna (Hesap dönemi) yaklaştığımız bugünlerde 2014 yılı için ticari defterlerden hangilerinin, ne zaman ve ne şekilde tasdik edileceği ve kullanılacağına ilişkin düzenlemeleri, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile Kanuna yönelik çıkartılan; “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” hükümlerine göre aşağıdaki şekilde açıklama gereksinimi duyulmuştur.
Defter tutma ve tasdikleri konusunda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca 19/12/2012 Tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞE ve TTK da 6455 Sayılı Kanun ile yapılan değişlik ile KAPANIŞ ONAYI hakkındaki bilgiler şöyledir;
GELİR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ İÇİN:
1)-Bilanço Esasına Göre Tutulacak Defterler (Gerçek Kişiler);
a)-Yevmiye Defteri
b)-Defteri Kebir
c)-Envanter Defteri
2)-Kollektif ve Komandit Şirketler
a)-Yevmiye Defteri
b)-Defteri Kebir
c)-Envanter Defteri
d)-Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (Ticari Defter Tebliği Madde -5/2)
3)-İşletme Esasına Göre Tutulacak Defter;
a)-İşletme Defteri
Mükellefler ister TİCARET ODASINA ister ESNAF ODASINA KAYITLI OLSUN işletme
defteri tutmaya devam edeceklerdir. (Ticari Defter Tebliği Geçici madde -1)
4)-Serbest Meslek Erbabının Tutacağı Defter;
a)-Serbest Meslek Kazanç Defteri
Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanununu hükümlerine göre ihtiyaç halinde tutulması gereken diğer defterler ise şunlardır:
İmalat defteri, kombine imalatta imalat defteri, bitim işleri defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hâsılat defteri, ambar defteri ve çiftçi işletme defteri.
KURUMLAR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ İÇİN:
ANONİM ŞİRKETLER VE SERMAYESİ PAYLARA BÖLÜNMÜŞ KOMANDİT ŞİRKETLER:
a) Yevmiye Defteri
b) Defteri Kebir
c) Envanter Defteri
d) Yönetim Kurulu Karar Defteri
e) Pay Defteri
f) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari defter tebliği Geçici Madde -3/1)
LİMİTED ŞİRKETLER:
a) Yevmiye Defteri
b) Defteri Kebir
c) Envanter Defteri
d) Pay Defteri
e) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
–Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterlerinde yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir. (Ticari Defter Tebliği Geçici Madde -3/2)
-Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari defter tebliği Geçici Madde -3/1)
LİMİTED ŞİRKET MÜDÜRLER KURULU DEFTERİ HAKKINDA AÇIKLAMA:
(Bu defterin tutulması zorunlu değildir. Bu defteri tutmak istemeyenler; Limited şirkette aldıkları kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydetmek zorundadırlar. Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Ticari Defterler Tebliğinin 10 uncu maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.
DERNEK VE VAKIFLARIN İKTİSADİ İŞLETMELERİNİN TUTACAĞI DEFTERLER (Ticari Defter Tebliği Md.5/4)
a) Yevmiye Defteri
b) Defteri Kebir
c) Envanter Defteri
DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI:
Gerek VUK Md. 221 gerekse TTK Md.64 hükümlerine göre:
1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (Normal hesap dönemleri için ARALIK AYI);
2. Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.
TASDİK YENİLEME ( ARA TASDİK ) (VUK MD. 222 ve TİCARİ DEFTER TEBLİĞİ MADDE 17-18)
Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.
ARA TASDİK (TASDİK YENİLEME) YAPILABİLECEK DEFTERLER:
1-İşletme defteri,
2-Serbest meslek kazanç defteri,
3-Yevmiye defteri,
4-Defteri kebir,
5-Envanter defteri
6-A.Ş Yönetim Kurulu Karar Defteri,
KAPANIŞ ONAYI (TASDİKİ ) (TTK MD 64/ 3, 5 )
1)- YEVMİYE DEFTERİ, (İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için HAZİRAN AYI Sonu)
2)-Anonim Şirket Yönetim Kurulu KARAR DEFTERİ, (İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için OCAK AYI Sonu)
Açılış onayı yapılmasına gerek bulunmamakla birlikte Müdürler kurulu KARAR DEFTERİNİN tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.
Yukarıdaki defterler dışındaki defterlerin kapanış tasdiki YAPTIRILMAZ.
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından 1 Aralık 2013 tarih ve 28838 sayılı Resmî Gazete’de TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞ’DE DEĞİŞİKLİK yayımlanmış ve aynı tarihte yürürlüğe girmiştir.
Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in “Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerin Açılış ve Kapanış Onayları” ile ilgili bölümündeki “Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı” başlıklı 13‘üncü maddesi ile “Kapanış onayı yapılacak defterler ile onay zamanı ve şekli” başlıklı 15‘inci maddesinde aşağıdaki değişiklikler yapılmıştır:
1-Tebliğ’in 13’üncü maddesinin birinci fıkrasına “Ticaret Sicili Tasdiknamesi’nin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.” hükmü eklenmiştir.
Aynı maddenin altıncı fıkrasında ise aşağıdaki şekilde değişiklik yapılarak pay defteri gibi yönetim kurulu karar defterinin de yenilenmesinin gerektirdiği durumlarda açılış onayının zamanı ve şekli ile ilgili düzenleme yapılmıştır.
“MADDE 13/(6) Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.”
2- Tebliğ’in 15’inci maddesine ise aşağıdaki yeni fıkra eklenerek mücbir sebep halinde ticari defterlerin kapanış onaylarının zamanına ilişkin yeni düzenleme yapılmıştır.
“MADDE 15/(2) Vergi Usul Kanunu’nun 13’üncü ve 15’inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ayın sonuna kadar yapılabilir.
2014 YILINDA E-DEFTER UYGULAMASINA GEÇMEK ZORUNDA OLANLAR
1 nolu Elektronik Defter Genel Tebliği ve VUK 397 No’lu Genel Tebliğ uyarınca 2013 yılında E-Fatura kullanma mecburiyeti kapsamına alınan mükellefler, 2014 takvim yılı (elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 01.09.2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmekte) içerisinde E-Defter uygulamasına geçmek zorundadırlar.(VUK 421 No’lu Genel Tebliğ 3.2 )
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı 67 Nolu Vergi Usul Kanunu sirkülerinde elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerin E-Defter uygulamasına geçiş süreleri ile ilgili detaylı açıklamalara yer verilmiştir. Söz konusu sirkülere göre;
a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 01.01.2015 tarihinden itibaren,
b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,
c) Özel hesap dönemine tabi olanların 01.12.2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.
1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nde; e-defter tutmaya başlayacakların, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen veya bu zorunluluk kapsamında olan gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları sağlamaları gerekmektedir.
a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
b) Tüzel kişi mükelleflerin mali mühür temin etmiş olması,
c) Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
Buna göre; e-defter tutacak olan mükellefler, özel veya paket yazılım üreten yazılım üreticilerinin programlarını kullanabilecekleri gibi, yazılımlarını kendileri de geliştirebilecekler. Her iki durumda da kullanılacak programın (yazılımın) Gelir İdaresi Başkanlığı’nca onaylanmış olması gerekir.
Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında tutamayacaklar.
Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı olarak kabul edilmektedir.
Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için, berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.
Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar, Tüzel kişiler ise elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) oluşturmak ve berat almak zorundadırlar.
Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermeyecektir. Hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.
Bu çerçevede oluşturulan elektronik defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.
Diğer taraftan Gelir İdaresi Başkanlığınca gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.
1 nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinde;
Elektronik Defter Beratı “Bu Tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı”
Açılış Onayı “ Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını”
Kapanış Onayı “Hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını ifade eder” denilmiştir.
Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.
Elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükelleflerin kâğıt ortamında defter tutmaları mümkün değildir. Kâğıt ortamında defter tutulması durumunda hiç defter tutulmamış sayılacaktır. Bu durumda zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanunu’nun ceza hükümleri tatbik olunacaktır.
Saygılarımızla.
BİLGİLİ DENETİM YMM LTD ŞTİ
