Bilgili Denetim Denetim Güven İster
ŞİRKETLERDE KAYITLI E-POSTA (KEP) ADRESİ VE BU ADRES ÜZERİNDEN E-TEBLİGAT ALMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ VE BU YÜKÜMLÜLÜKLERE UYMAMANIN MÜEYYİDELERİ
I – KEP Sistemi Hakkında Genel Bilgi
Elektronik posta (e-posta), internetin yaygınlaşması, her türlü verinin kolaylıkla iletilebilmesi ve düşük maliyetli olması nedeniyle ülkemizde ve tüm dünyada en yoğun kullanılan iletişim araçlarından ve kanallarından birisi haline gelmiştir. E-posta yoluyla iletilen başta resmi ve ticari olanlar olmak üzere her türlü belgelerin ve yazıların (e-posta iletilerinin) gönderici ve alıcı açısından teknik güvenilirliği ve yasal geçerliliği büyük önem taşımaktadır.
Şu anda yaygınlıkla kullanılan standart elektronik posta yolu ile iletişim, hukuken kabul edilmemekte, teknik olarak ise güvenlik zaafları içermektedir. Ancak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi ise daha güvenli olup aynı zamanda hukuki delil niteliğini de bünyesinde barındırmaktadır.
KEP sistemi, elektronik posta haberleşmesinin özel bir sistem üzerinden Kayıtlı Elektronik Posta hizmet sağlayıcıları (KEPHS)vasıtasıyla yapıldığı bir telekomünikasyon alt yapısı olarak da tanımlanabilir.
KEP sistemi, yasal geçerli güvenli elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak, “kayıtlı e-posta hizmet sağlayıcı (KEPHS)” sayesinde, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almakta, gönderen ve alan tarafların kimliklerini, gönderilen iletinin ve eklerinin başkalarınca değiştirilmediğini, gönderim zamanını tespit edebilmeyi ve bunlarla ilgili yasal geçerli kesin delil üretebilmeyi sağlamaktadır.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ise elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olarak tanımlanmaktadır.
KEP sistemi üzerinden yapılabilecek işlemleri aşağıdaki şekilde başlıklara ayırabiliriz:
– Tarafların zaman ve işlemi yapan (gönderiyi yapan ve gönderiyi teslim alan) bakımından inkâr edemeyeceği bir şekilde güvenli olarak elektronik belgelerin, beyan ve açıklamaların gönderilmesi ve alınması (Güvenli Elektronik Gönderi ve Teslim)
– İletişimin gizliliği prensiplerine uygun olarak elektronik ortamda güvenli haberleşme
– Güvenli bir ortamda elektronik belgelerin saklanması
Dolayısıyla KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik olarak gönderilip alınabilecek, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, tebligat, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilecektir.
Ayrıca kamu kurumları arasındaki ve kurum içi yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör, kuruluşlar, vatandaşlar arasındaki yazışmalar, gerçek ve tüzel kişiler arasında her türlü tebligat, belge gönderilmesi, ihtar/ihbar gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, telefon görüşme dökümleri, banka hesap ekstreleri, kredi kartı ekstre gönderimleri, online alışveriş, kredi başvuruları, siparişler, sözleşmeler, ihale teklifleri, şirket içi yazışmalar gibi sayısız alanda kullanılmaya başlanacaktır.
İletişimin gizliliği sağlanarak güvenli haberleşme ve elektronik belgelerin güvenli bir ortamda saklanması da KEP ile mümkün olabilecektir.
KEP hesabı başvurularında MERSİS numarası da gerekli olacaktır. MERSİS, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen Merkezi Sicil Kayıt Sistemini ifade etmektedir. MERSİS No ise, MERSİS tarafından verilen tekil numarayı ifade etmektedir.
Muhataplara ait elektronik tebligat adresleri ve bu adreslere ilişkin değişiklikler, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya MERSİS numarasıyla eşleştirilmiş şekilde hizmet sağlayıcılar arasında gerçekleştirilecek entegrasyon kapsamında, tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin ve tüm hizmet sağlayıcıların erişimine açık bir şekilde elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinde tutulacaktır.
MERSİS hakkında Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın internet sitesinde gerekli bilgiler mevcuttur. (http://mersis.gumrukticaret.gov.tr/)
II – KEP Sistemi ve E – Tebligat Hakkında Yasal Düzenlemeler
E-Tebligatla ilgili yasal düzenlemeler aşağıdaki gibidir.
-7201 Sayılı Tebligat Kanunu’nun 7/a maddesi,
-Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik(25.08.2011 Tarih ve 28036 Sayılı)
-Elektronik Tebligat Yönetmeliği(19.01.2013 Tarih ve 28533 Sayılı)
-6545 Sayılı Türk Ceza Kanunu ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun’un 87. ve 88. Maddeleri
-5549 Sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun’un 9. ve 13. Maddelerine eklenen hükümler
II – 1 – 7201 Sayılı Tebligat Kanunu
Bu kanunun 1. Maddesinde tebligatın; “Kazai mercileri, genel ve katma bütçeli daireler, belediyeler, köy hükmi şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından yapılacak bilcümle tebligatın, bu Kanun hükümleri dairesinde Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü veya memur vasıtasıylayapılacağı” hükmü yer almaktadır.
Yine aynı kanun’un 7/a Maddesinde;
Elektronik tebligat:
MADDE 7/a – (Ek madde : 11/1/2011-6099/3 md.) Tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabilir.
Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.
Birinci ve ikinci fıkra hükümlerine göre elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde bu Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır.
Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.
Bu maddenin uygulanmasına ilişkin usûl ve esaslar yönetmelikle belirlenir.Şeklinde ifade edilmiştir.
II – 2 – Elektronik Tebligat Yönetmeliği
Yönetmeliğin amacı, elektronik ortamda yapılacak tebligatlara ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Yönetmelik,
– Kazaî merciler, (Yargı mercileri)
– 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli;
· (I) sayılı cetvelde yer alan genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri,
· (II) sayılı cetvelde yer alan özel bütçeli idareler,
· (III) sayılı cetvelde yer alan düzenleyici ve denetleyici kurumlar,
· (IV) sayılı cetvelde yer alan sosyal güvenlik kurumları ile
– İl özel idareleri,
– Belediyeler,
– Köy hükmî şahsiyetleri,
– Barolar ve
– Noterler
tarafından, Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılacak elektronik tebligatları kapsamaktadır.
– E-Tebligat sisteminden yararlanacak muhatap, e-tebligata elverişli bir Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi edinecektir.
– KEP adresi PTT’den edinilebileceği gibi bu konuda hizmet sunan bir hizmet sağlayıcıdan da alınabilecektir. Gerçek kişi muhataplar da, güvenli elektronik imza vasıtasıyla elektronik tebligat adresi almak için hizmet sağlayıcılara başvuru yapabilecektir. Muhataplara ait elektronik tebligat adresleri ve bu adreslere ilişkin değişiklikler, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası veya MERSİS numarasıyla eşleştirilmiş şekilde hizmet sağlayıcılar arasında gerçekleştirilecek entegrasyon kapsamında, tebligat çıkarmaya yetkili mercilerin ve tüm hizmet sağlayıcıların erişimine açık bir şekilde elektronik tebligat hizmeti alanlar listesinde tutulur. Elektronik tebligat hizmetinden isteğe bağlı olarak yararlananların, bu listede yer almaları muvafakatlerine bağlıdır.
– Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanabileceklerdir. Kendilerine elektronik yolla tebligat yapılması isteğe bağlı olan muhatapların, elektronik yolla tebligat almak istemeleri halinde, tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adresini bildirmeleri gerekmektedir. Bu muhatapların, tebliğ çıkaran merciye bildirdiği adresin elektronik tebligata elverişli olmaması halinde, bunlara, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılacaktır. Bu durumda gönderilecek tebligata, muhatabın bildirmiş olduğu adresin, elektronik tebligata elverişli olmadığına ilişkin şerh düşülecektir.
– Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin tebligat çıkarmaya yetkili merciler nezdindeki işlemlerinde elektronik tebligat adreslerini bildirmeleri zorunludur.
– Kendisine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken ancak elektronik tebligat adresi edinmeyen muhatapların MERSİS’te kayıtlı olan tebligat adreslerine, elektronik tebligat adresi edinmeleri için başvuruda bulunmaları konusunda MERSİS’ten sorumlu kurum tarafından bildirim yapılacaktır.
– Kendilerine zorunlu olarak elektronik yolla tebligat yapılması gereken muhataplara, elektronik tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde, Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılacaktır. Bu tebligatta ayrıca, müteakip tebligatların elektronik ortamda yapılacağı bildirilecektir.
– Tebligatı çıkaran merci, elektronik tebligat mesajını PTT tarafından kendisine verilen elektronik tebligat adresi aracılığıyla PTT’ye iletecektir. PTT, bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine; muhatap diğer bir hizmet sağlayıcıdan elektronik tebligat adresi almış ise, bu hizmet sağlayıcının sunucusuna iletecektir. Kendisine elektronik tebligat mesajı ulaşan diğer hizmet sağlayıcıları da bu mesajı zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine iletecektir.
– Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılacaktır.
– Muhatap tarafından hizmet sağlayıcıya e-tebligat alınması halinde uyarı mesajı gönderilmesi için farklı bir e-posta adresi ve/veya cep telefonu numarası verilmesi halinde, hizmet sağlayıcı tarafından bu e-posta adresine ve/veya cep telefonu numarasına bilgilendirme mesajı gönderilecektir. Bu bilgilendirme mesajının gönderilmemesi veya gönderilememesi tebligatın alınmadığı anlamına gelmeyecektir.
– Muhatap elektronik tebligat hesabına, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya hizmet sağlayıcı tarafından verilen parola ve şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık şifre vasıtasıyla erişecektir.
– Elektronik tebligat yapılması zorunlu olan muhataplar (sermaye şirketleri), hizmet sağlayıcılarını değiştirebilirler, ancak (tüzel kişiliğin sona ermesi ve benzeri haller hariç) elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılması için başvuruda bulunamayacaklardır. Bunların dışında isteğe bağlı olarak elektronik tebligattan yararlanan muhataplar yönünden elektronik tebligat hizmetinin kullanıma kapatılmasında, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin kayıtlı elektronik posta hesabının kullanıma kapatılmasına ilişkin hükümleri uygulanır.
– Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan hizmetlerin karşılığında alacağı bedele ilişkin ücret tarifesini Kanun hükümleri çerçevesinde belirleyerek resmî internet sayfasında yayımlayacaktır.
II – 3 – 6545 Sayılı Türk Ceza Kanunu İle Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun 87. ve 88. Maddeleri
MADDE 87 – 11/10/2006 tarihli ve 5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanuna 9’uncu maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki madde eklenmiştir.
“Elektronik tebligat
MADDE 9/A- (1) Bu Kanun ve 7/2/2013 tarihli ve 6415 sayılı Terörizmin Finansmanının Önlenmesi Hakkında Kanunun uygulanması kapsamında yapılacak tebligatlar, 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununun 7/A maddesinde düzenlenen elektronik tebligata ilişkin usullere bağlı olmaksızın, elektronik ortamda tebliğ edilebilir ve tebligata elektronik ortamda cevap verilmesi istenebilir. Bu şekilde yapılan tebligatlar karşı tarafa ulaştığında tebliğ edilmiş sayılır.
(2) Başkanlık, elektronik ortamda yapılacak tebligatla ilgili her türlü teknik altyapıyı kurmaya veya kurulmuş olanları kullanmaya, tebliğe elverişli elektronik adres kullanma ve cevapların elektronik ortamda verilmesi zorunluluğunu getirmeye, elektronik ortamda tebliğ yapılacaklar ile elektronik ortamdaki tebligata ilişkin diğer usul ve esasları belirlemeye yetkilidir.”
MADDE 88 – 5549 sayılı Kanunun 13’üncü maddesinin ikinci fıkrası yürürlükten kaldırılmış, dördüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiş, aynı maddeye dördüncü fıkrasından sonra gelmek üzere aşağıdaki fıkralar eklenmiş ve mevcut beşinci fıkrası yedinci fıkra olarak teselsül ettirilmiştir.
“(4) Bu Kanunun 9/A maddesi gereğince getirilen elektronik tebligata ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmediği tespit edilen kişi, kurum veya kuruluşlara Başkanlık tarafından her bir tespit için on bin Türk lirası idari para cezası uygulanır. Bu şekilde bir yıl içinde uygulanacak idari para cezasının toplam tutarı iki yüz elli bin Türk lirasını geçemez.”
“(5) Maddenin ilk üç fıkrası kapsamında uygulanacak idari para cezasının toplam tutarı; her bir yükümlülük için, ihlalin yapıldığı yıl itibarıyla, birinci fıkra kapsamında iki kat olarak uygulanacak yükümlüler için on milyon Türk lirasını, bunlar dışında kalan yükümlüler için bir milyon Türk lirasını aşamaz. Üst tutardan ceza uygulanan yükümlüler nezdinde takip eden yılda aynı neviden bir yükümlülük ihlali olması durumunda bu hadler iki kat olarak uygulanır.
(6) Yükümlülüğün ihlal edildiği tarihten itibaren beş yıl geçtikten sonra idari para cezası verilemez.” Şeklinde ifade edilmiştir.
II – 4 – 5549 Sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun’un 9. ve 13. Maddelerine eklenen hükümler
Elektronik tebligat
MADDE 9/A- (Ek: 18/6/2014-6545/87 md.)
(1) Bu Kanun ve 7/2/2013 tarihli ve 6415 sayılı Terörizmin Finansmanının Önlenmesi Hakkında Kanunun uygulanması kapsamında yapılacak tebligatlar, 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun 7/A maddesinde düzenlenen elektronik tebligata ilişkin usullere bağlı olmaksızın, elektronik ortamda tebliğ edilebilir ve tebligata elektronik ortamda cevap verilmesi istenebilir. Bu şekilde yapılan tebligatlar karşı tarafa ulaştığında tebliğ edilmiş sayılır.
(2) Başkanlık, elektronik ortamda yapılacak tebligatla ilgili her türlü teknik altyapıyı kurmaya veya kurulmuş olanları kullanmaya, tebliğe elverişli elektronik adres kullanma ve cevapların elektronik ortamda verilmesi zorunluluğu getirmeye, elektronik ortamda tebliğ yapılacaklar ile elektronik ortamdaki tebligata ilişkin diğer usul ve esasları belirlemeye yetkilidir.
Yükümlülük ihlâlinde idarî ceza
MADDE 13 – (4) (Değişik: 18/6/2014-6545/88 md.) Bu Kanunun 9/A maddesi gereğince getirilen elektronik tebligata ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmediği tespit edilen kişi, kurum veya kuruluşlara Başkanlık tarafından her bir tespit için on bin Türk lirası idari para cezası uygulanır. Bu şekilde bir yıl içinde uygulanacak idari para cezasının toplam tutarı iki yüz elli bin Türk lirasını geçemez.
(5) (Ek: 18/6/2014-6545/88 md.) Maddenin ilk üç fıkrası kapsamında uygulanacak idari para cezasının toplam tutarı; her bir yükümlülük için, ihlalin yapıldığı yıl itibarıyla, birinci fıkra kapsamında iki kat olarak uygulanacak yükümlüler için on milyon Türk lirasını, bunlar dışında kalan yükümlüler için bir milyon Türk lirasını aşamaz. Üst tutardan ceza uygulanan yükümlüler nezdinde takip eden yılda aynı neviden bir yükümlülük ihlali olması durumunda bu hadler iki kat olarak uygulanır.
(6) (Ek: 18/6/2014-6545/88 md.)Yükümlülüğün ihlal edildiği tarihten itibaren beş yıl geçtikten sonra idari para cezası verilemez.
(7) Bu madde ile ilgili diğer usûl ve esaslar Bakanlık tarafından çıkarılacak yönetmelikle belirlenir.(1)
Şeklinde ifade edilmiştir.
III – Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) Adresi Kurumsal Başvuru Süreci:
– PTT veya Hizmet Sağlayıcı A.Ş. web sayfasında “Online Ön Başvuru” bağlantısında yer alan “Kurumsal Kullanıcı Başvuru Formu” doldurulur.
– Kurumsal kullanıcılar “Sakla İlet, Sakla Bildir veya Sadece Al” hesap türlerinden birini seçebilir.
– Ön başvuru alındığına dair kullanıcının formda belirttiği e-posta hesabı aracılığıyla başvuru onayı için gerekli belgeleri de içeren bir bilgilendirme yapılır.
– Gerekli belgeler ile birlikte Kurum Yetkilisi, PTT veya Hizmet Sağlayıcı A.Ş.’ye gelerek “Kurumsal Kullanıcı Sözleşmesi”ni imzalar. PTT veya Hizmet Sağlayıcı A.Ş. yetkilisi tarafından gerekli kontroller yapıldıktan sonra KEP başvurusu onaylanır.
– Sisteme giriş yaparken kullanılacak “Kullanıcı Adı” e-posta ve SMS yoluyla, kullanılacak “Şifre” SMS yoluyla kullanıcıya bildirilir.
– KEP başvurunuz onaylandıktan sonra PTT veya Hizmet Sağlayıcı A.Ş. web sayfasında bulunan “Sisteme Giriş” bağlantısından elektronik imzanızla hesabınızı kullanmaya başlayabilirsiniz.”
Sonuç olarak;
Kamuoyunda “yeni yargı paketi” olarak bilinen TCK ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun’un Resmi Gazete’ de(28.06.2014 Tarih ve 29044 Sayılı R.G.) yayımlanmasının ardından, Mali Suçları Araştırma Kurulu (MASAK) kapsamındaki tüm yükümlülere – şirketlere (anonim – limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket) Elektronik Tebligat (E-Tebligat) zorunluluğu getirildi. E-Tebligat için gerekli olan Kayıtlı E-Posta (KEP) adresini almadığı ve E-Tebligat yükümlülüklerini yerine getirmediği tespit edilen kişi, kurum ve kuruluşlar, her tespit için 10 Bin TL(bir yıl içinde kesilen ceza 250 Bin TL’yi geçemez) idari para cezasıyla karşı karşıya kalacak. Bu nedenle kapsamdaki kişi ve kurumların bir an önce KEP adreslerini almaları gerekmektedir.
Bilgilerinize sunulur…
BİLGİLİ BAĞIMSIZ DENETİM VE YMM A.Ş.