Bilgili Denetim Denetim Güven İster
I- GİRİŞ
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Yasanın[1] 86. maddesinin ikinci fıkrasına göre işverenler ile işyeri sahipleri Sosyal Güvenlik Kurumunun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurları tarafından istenilmesi halinde işyeri kayıt ve belgelerini ibraz etmekle yükümlüdürler.
İşverenler, yani; adı geçen Yasa’nın 4. maddesinin 1. fıkrasının (a) bendinde belirtildiği gibi hizmet akdine istinaden çalıştırılan sigortalılar ve yine adı geçen Yasa’nın 4. maddesinin 1. fıkrasının (c) bendinde belirtilen kamu idaresi çalışanlarını yani kısaca devlet memurlarını çalıştıran gerçek veya tüzel kişiler ile tüzel kişiliği olmayan kurum ve kuruluşlar ile işyeri sahipleri, yani; hiç çalışanı bulunmayan dolayısıyla 5510 sayılı Yasa’ya göre işyeri sayılmayan işyerlerine sahip olanlar, Sosyal Güvenlik Kurumunun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurları tarafından kendilerinden işyeri kayıt ve belgelerinin ibrazının istenilmesi durumunda işyeri kayıt ve belgelerini ibraz etmek zorundadırlar.
Söz konusu Kanun’un 59. maddesinde belirtildiği üzere Sosyal Güvenlik Kurumu, bu Kanun’un uygulanmasına ilişkin işlemlerin denetimi, Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurları eliyle yürütür. Maddede belirtilen “denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memur” ibaresinden SGK Müfettişleri ile Sosyal Güvenlik Denetmenleri kastedilmektedir. Dolayısıyla işverenler, işyeri kayır ve belgelerinin ibrazının anılan unvanlara sahip memurlarca istenilmesi durumunda ibraz etmekle yükümlüdürler.
Bu çalışmada yaşanılan tecrübeler ışığında, söz konusu kayıt ve belgelerin ibrazı ve ücret tediye bordrosunun yasaya göre düzenlenmesi hususunda, idari para cezası gibi yaptırımlara maruz kalmamak için önemli ayrıntılar anlatılacaktır.
II- İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİN İBRAZINDA SÜRE
5510 sayılı Yasa işyeri kayıt ve belgelerinin saklanması ve istenilmesi halinde ibrazı için belli bir süreler öngörmüştür. Söz konusu yasanın 86. maddesine göre; işverenler ile işyeri sahipleri işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere 10 yıl süreyle saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde de 15 gün içinde ibraz etmek zorundadır.
Kurum işyeri kayıt ve belgelerinin ibrazını iki yolla isteyebilir. Birincisi; mezkûr Yasanın 99. maddesine göre işyeri kayıt ve belgeleri, 11.02.1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na göre yapılacak bildirim ile istenebilir. İkincisi ise işveren, işveren vekili, işyeri sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla istemedir. Burada bahsi geçen 15 günlük süre tebligatın alındığı tarihi veya tutanağın düzenlendiği tarihi takip eden 15 günlük süredir.
Bu noktada iki durum karşımıza çıkmaktadır. Birincisi yasal sürenin son gününün resmi tatil gününe rastlaması, ikincisi ise yasal sürenin son gününün Mali Tatile rastlamasıdır. Bu durumların ilkinde; yani yasal sürenin son gününün resmi tatile rastlaması halinde süre, resmi tatil gününü takip eden iş gününün sonunda bitmiş sayılır. Yasal sürenin son gününün Mali Tatil’e rastlaması durumunda ise ne olacağı 5604 sayılı Mali Tatil İhdas Edilmesi Hakkında Kanunda[2] düzenlenmiştir. Buna göre, söz konusu süre mali tatilin son gününü izleyen günden itibaren yedi gün otomatik olarak uzayacaktır.
Konuyu daha müşahhas kılmak için örnek yerinde olacaktır:
A işletmesinin işverenin işyeri kayıt ve belgelerinin ibrazı ile ilgili olarak Kurumdan 30.06.2011 tarihinde bir tebligat aldığını düşünelim. Bu durumda işyeri kayıt ve belgelerinin ibrazı için verilen yasal süre yani 15 günlük ibraz süresi 01.07.2011 tarihinde başlayacaktır. Bu bağlamda A işletmesinin işvereni için işyeri kayıt ve belgelerini ibraz için son gün 15.07.2011 tarihine denk gelen gündür. Dikkat edileceği üzere örneğimizde ibraz süresinin tamamı Mali Tatil süresinin içinde yani 01 ila 20 Temmuz döneminde geçmiştir. Dolayısıyla, izah edildiği üzere 5604 sayılı Kanunun gereği olarak A işletmesinin işvereni için işyeri kayıt ve belgelerini ibraz süresi mali tatilin son gününü takip eden günden başlayarak yedi gün uzamış olacaktır. Buna göre A işletmesinin söz konusu belgeleri ibraz için son gün 27.07.2010 tarihine denk gelen gündür. Şunu belirtmek gerekir ki; sürenin tamamının mali tatile denk gelmesinin bir önemi yoktur. Önemli olan 15 günlük sürenin son gününün resmi tatile ve/veya mali tatile denk gelmesidir. Örneğimizdeki A işletmesinin işvereni yedi günlük ek süreyi, 15 günlük sürenin son gününün mali tatile denk gelmesinden dolayı, ilgili yasa gereği olarak ve bir talebe bağlı olmaksızın otomatik olarak kazanmıştır.
Çalışma hayatındaki tecrübelerimiz göstermektedir ki, bu konuda en çok gün hesabında yanılgıya düşülmektedir. Hâlbuki İşyeri kayıt ve belgelerinin ibrazı için verilen 15 günlük sürede hüküm açıktır. Anılan hükümde ifade edilen “gün”, “işgünü” değildir. Dolayısıyla sürenin hesabında tebligatın alındığı veya tutanağın düzenlendiği tarihi takip eden günün resmi tatil gününe denk gelmesi ve/veya 15 günlük sürenin içerisinde resmi tatil gününün var olması sürenin hesabını değiştirmemekte ve sürenin hesabına dâhil edilmektedir. Burada istisnai durum bir tanedir o da; söz konusu sürenin son gününün resmi tatile rastlamasıdır ki, o da yukarıda izah edildiği şekildedir.
İşyeri kayıt ve belgelerinin belirtilen sürede ibrazının mümkün olmaması halinde durumun yazı ile kayıt ve belgeyi isteyen SGK denetim elemanına yazı ile bildirilmesi ve kendisinden ek süre talep edilmesi mümkündür. Burada, istenen belgelerin ibraz edilememesi yönünde öne sürülen mazeretin kabul görüp görmemesi, kabul görmesi durumunda kaç gün ek süre verileceği SGK denetim elemanının uhdesindedir. Ancak, teamüle göre denilebilir ki, haklı bir mazeretin olması durumunda 15 güne kadar ek süre verilebilir. Bu hususta dikkat edilmesi gereken önemli bir ayrıntı da şudur; ek süre talebinin, yasal ibraz süresi olan 15 günlük süre içerisinde yapılmalıdır. Aksi halde, kayıt ve belge ibraz yükümlülüğü 15 günlük kanuni süre içerisinde yerine getirilmemiş olacağından, idari para cezası uygulanması gerekir. Ek süre talebine ilişkin dilekçe adi posta veya kargo yolu ile gönderilebileceği gibi SGK’ya (Sosyal Güvenlik İl/Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğü veya Rehberlik ve Teftiş Başkanlığının ilgili Grup Başkanlığına) doğrudan da verilebilir. SGK’ya verilmesi veya adi posta veya kargoyla gönderilmesi halinde, yazının evrak kayıtlarına intikal ettiği tarih; taahhütlü, iadeli taahhütlü veya acele posta servisi şeklinde gönderilmesi halinde, postaya verildiği tarih ek süre talebinde bulunulan tarih olarak kabul edilecektir.
III- ÜCRET TEDİYE BORDROLARININ DÜZENLENMESİ HAKKINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN AYRINTILAR
Tecrübelerimizin göstermiş olduğu idari para cezalarına düçar bırakan diğer bir husus da şudur: işverenlerin yahut işveren vekili mali müşavirlerin ücret tediye bordrolarını 5510 sayılı Yasa’nın öngördüğü şekilde düzenlenmemesi. Burada her ne kadar “kasıt” tan söz edilemese de yapılan hatada kastın olmaması uygulanan ya da uygulanacak olan idari para cezasını önlememektedir. Görülen ya da tespit edilen eksikliklere baktığımızda, bunların, daha çok ihmal, dikkatsizlik ve tecrübesizlik gibi nedenlerle yapıldığını gözlemlemekteyiz.
5510 sayılı Yasa’nın 102/e-5 maddesine göre aylık ücret tediye bordrosunda;
1- İşyerinin sicil numarası,
2- Bordronun ilişkin olduğu ay,
3- Sigortalının adı, soyadı,
4- Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası,
5- Ücret ödenen gün sayısı,
6- Sigortalının ücreti,
7- Ödenen ücret tutarı,
8- Ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur.
Yukarıda tahdidi olarak belirtilmiş unsurlardan herhangi birini içermeyen ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için 5510 sayılı Yasanın 102/e-5 maddesi gereği aylık asgari ücretin yarısı tutarında, idari para cezası uygulanır.
Burada bir hususu açmakta fayda var. Sayılan unsurlardan 8. sıradaki imza şartı için Kanunun ilgili maddesinde, “imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç” denilmektedir. İmza, sigortalının, bordrosunda veya başka eş değer bir belgede kendisi ile ilgili yer alan bilgilerin doğruluğunu tasdik ve kabul ettiği manasına gelir. Sigortalının altında imzasının bulunduğu bilgilerin aksini iddia etmesi durumunda bu iddiasını ispat mükellefiyeti kendisine düşmektedir.
Konuyla ilgili olarak çeşitli yargı kararlarını örnek göstermek mümkündür. Örneğin Yargıtay 21. Hukuk Dairesi 17.03.1997 tarih ve E: 1997/1738, K: 1997/1826 sayılı Kararında şöyle bir hüküm vermiştir: “İşe giriş bildirgesi ve bordrolar işçinin işyerindeki çalışmalarının kesintili geçtiğinin karinesidir. Karinenin tersinin ise eşdeğerdeki belgelerle kanıtlanması gerektiği söz götürmez.”
Adı geçen Yargı mercii diğer bir kararında ise (20.03.1997 tarih ve E: 1997/1995, K: 1997/2025 sayılı Kararı) “ Davacı imzası ile ikrar edildiği bordroların sahteliğini veya imzaların kendisine ait olmadığını iddia ve ispat etmiş değildir. Yargıtay’ın bu güne kadar yerleşik uygulamasına göre, yazılı belgelere dayalı belli aylar imza ile ikrar olunmak üzere kabul edilen çalışmaların aksinin kabul edilebilmesi için, bu belgelerde hata, hile veya sahtelik gibi durumların iddia edilip kanıtlanması veya yazılı belgelerin aynı değerde eş belgelerle aksinin ortaya konması gerekir. Dava konusu olayda böyle bir durum saptanmamıştır.” Demektedir.
Konuyla ilgili diğer örnek karar da; “ Dosya içerisindeki ücret bordroları incelendiğinde, davacının her ay çalıştığı süre açıkça gösterilmiş ve davacı da bu çalışmaları doğrular biçimde bu bordroları imzalamıştır. İşverence de bu imzalı bordrolarda bildirilen gün sayısının SSK’ya bildirildiği ve primlerinin ödendiği anlaşılmaktadır. Artık davacının imzası ile doğrulanan bu süreler dışında kalan çalışmasının olduğu kabul edilemez.” Hükmüdür. (Yrg. 21. HD.’nin, 11.02.2002 tarih ve E: 2001/9309, K: 2002/891 sayılı Kararı)
Bu konuyla ilgili son olarak şunu ifade etmek yerinde olacaktır; işverenlerin ve/veya vekillerinin işyeri kayıt ve belgelerini ibraz etmeden önce ücret tediye bordrolarının kontrol etmelerinde fayda vardır. Zira bu husus da cezayı yaptırıma sebebiyet veren durumların, bilmemekten çok ihmalden, tecrübesizlikten dolayı oluşan eksiklikler veya yanlışlıklardan doğduğu görülmektedir.
IV- ÇALIŞANI OLMAYAN İŞYERİ SAHİPLERİ DE İSTENİLMESİ DURUMUNDA İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİ İBRAZ İLE YÜKÜMLÜDÜR
5510 sayılı Yasa, mülga 506 sayılı Yasa’dan farklı olarak çalışanı olmayan işyeri sahiplerine de, Kurum tarafından, yasaya uygun olarak istenildiği takdirde işyeri kayıt ve belgelerinin ibraz edilmesi yükümlülüğünü getirmiştir. Şöyle ki; yukarıda da belirtildiği üzere, 5510 sayılı Yasa’nın 86. maddesinin işyeri kayıt ve belgelerini saklama ve ibraz süresini düzenleyen fıkrasında “işverenler ile işyeri sahipleri” ibaresini kullanılmaktadır. Dolayısıyla 5510 sayılı Yasa’ya göre işyeri tanımına girmeyen yani çalışanı olmayan işyeri sahipleri de Kurum tarafından ibrazı istenen işyeri kayıt ve belgelerini yasal süresinde ibraz etmedikleri takdirde idari para cezasına maruz kalacaklardır.
V- SONUÇ
5510 sayılı Yasada işyeri kayıt ve belgelerinin ibrazı edilmemesi halinin müeyyidesinin ağır olduğu söylenebilir. ( İşyerinin defter tutmakla yükümlü olup olmadığına, yükümlü ise hangi tür defter tutmakla yükümlü olduğuna göre belirlenir ve fiilin işlendiği tarihte geçerli olan 16 yaşından büyük işçiler için belirlenmiş asgari ücretin 3 katı, 6 katı ve 12 katı olarak uygulanmaktadır.) Dolayısıyla işveren ve/veya vekillerinin hem ibraz konusunu hem de belgelerde yer alması gereken bilgilerin neler olması gerektiği konusunu, yasa çerçevesinde iyi öğrenmelerinde ve ibrazdan önce son bir kontrolden geçirmelerinde kendileri için yarar vardır diye düşünüyoruz.
