Sirküler: TTK/ 2012/9                                                                                                                                                         12.11.2012

Konu: Defterlerin Tasdiki  Ve Kapanış Tasdiki

01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren  6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu   64 Maddesi  ile  Defterlerin tasdiki  hususunda yeni hükümler konulmuş  olup dönem sonuda yaklaştığından 2013 hesap döneminde, defterlerin  Vergi Usul Kanununa ve Ticaret kanunu na göre nezaman ne şekil tasdik ettirilmesi gerektiği hususunda açıklamaları içermektedir

TÜRK TİCARET KANUNUNA GÖRE TUTULACAK VE TASDİK EDİLECEK DEFTERLER

6102 sayılı yeni TTK’nın 64.maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkralarında belirtilen aşağıdaki defterlerin kullanılması gerekmektedir

1)- (Değişik fıkra: 6335 S.K.-26.06.2012/m.8) “Her tacir, ticari defterleri tutmak ve

defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.”

(2) -Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi,

karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.

(3) – (Değişik fıkra: 6335-26.06.2012/m.8) “Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de

açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yevmiye defteri ile yönetim

kurulu karar defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna

kadar notere yaptırılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz.  Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir.”

(4) -Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir.

(5) – (Değişik fıkra: 6335 S.K.-26.06.2012/m.8) “Bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler,

4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır. Bu Kanunun defter tutma, envanter, mali tabloların düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz hükümleri 213 sayılı Kanun ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hükümlerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun  olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel teşkil etmez.”

Yukarıdaki madde hükümlerine göre; 6102 sayılı yeni TTK’nın 64.maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkralarında belirtilen aşağıdaki defterlerin  Tasdik Edilmesi  gerekmektedir.

1. 1.      Yevmiye Defteri
2. 2.      Defteri Kebir
3. 3.      Envanter Defteri
4. 4.      Pay Defteri
5. 5.      A.Ş. İçin Yönetim Kurulu Karar Defteri / Ltd Şirketler İçin Müdürler Kurulu Karar Defteri
6. 6.      Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

DEFTERLERİN TASDİK ZAMANI:

Gerek VUK Md.221 gerekse TTK’nu MD.64 hükümlerine göre:

1. 1.      Ötedenberi işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (ARALIK);
2. 2.      Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
3. 3.      Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce;  vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
4. 4.       Tasdike tabi defterlerin dolması  dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter

kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.

Notlar:

1. 1.      TTK 64/3. Maddesine göre; Pay defteri ile Genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de  açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
2. 2.      Defterler tasdik işlemlerine başlamadan önce ticaret odasından Sicil Tasdiknamesi alınması zorunlu olup noterler sicil tasdiknamesi olmadan defter tasdik işlemlerini yapmayacaklardır.

KAPANIŞ TASDİKİ (TTK MD 64/5)

Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna (Normal Hesap dönemleri için 31/MART) kadar notere  yaptırılır.

TASDİK YENİLEME (ARA TASDİK) VUK MD.222

Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak  ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

 

Önemli Not: Yeni TTK ya göre Defterleri ara tasdiki yoktur. Ancak Yukarıda da Belirtildiği gibi VUK hükümleri değişmemiştir. Yeni TTK’ nun 64/3.fıkrasında “ Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir.” hükmü mevcuttur.Bu konuda yayımlanacak ortak Tebliğin beklenmesinde yarar vardır.

VERGİ USUL KANUNUNA GÖRE TUTULACAK VE TASDİK  ETTİRİLECEK DEFTERLER:

GELİR VERGİSİ  MÜKELLEFLERİ İÇİN : 

1. 1.      Bilanço Esasına Göre Tutulacak Defterler;

a)-Yevmiye Defteri

b)-Defteri Kebir (VUK hükümlerine göre tasdiki zorunlu olmayıp, tutulması zorunludur.)

c)-Envanter ve Bilanço defteri

1. 2.      İşletme Esasına Göre Tutulacak Defter;

İşletme Defteri

1. 3.      Serbest Meslek Erbabının Tutacağı Defter;

Serbest Meslek Kazanç Defteri

Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanununu hükümlerine  göre ihtiyaç

halinde tutulması gereken diğer defterler ise şunlardır:İmalat defteri, kombine imalatta imalat defteri, bitim işleri defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, ambar defteri ve çiftçi işletme defteri.

Önemli Not: Yukarıda belirtilen mükellef grupları Yeni TTK ya göre başkaca herhangi bir defter tutmayacak, tasdik ettirmeyeceklerdir. Önceki yıllardaki tasdik ve defter tutma hükümleri devam etmektedir.